Ab wann gilt die Pflicht?
Seit dem 01.01.2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen bis Ende 2026 bzw. in bestimmten Fällen bis Ende 2027.
Rechtliches
Rechtliche Informationen zur E-Rechnung
Kompakt erklärt: Was seit 2025 gilt, welche Formate zulässig sind, welche Aufbewahrungspflichten bestehen und wo in der Praxis rechtliche Risiken entstehen können.
Was gilt als E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist kein normales PDF. Sie muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine maschinelle Verarbeitung ermöglicht.
Zulässige Formate
Im deutschen Kontext sind insbesondere XRechnung und ZUGFeRD relevante Formate. Im öffentlichen Bereich spielt zusätzlich die ERechV eine wichtige Rolle.
EN 16931
Die europäische Norm EN 16931 bildet den zentralen technischen Referenzrahmen für strukturierte E-Rechnungen und ist eng mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU verknüpft.
Aufbewahrung
Rechnungen sind steuerlich grundsätzlich über acht Jahre aufzubewahren. Bei E-Rechnungen muss insbesondere der strukturierte Teil in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben.
GoBD-Anforderungen
Elektronische Rechnungen müssen nachvollziehbar, unverändert und prüfungssicher aufbewahrt werden. Prozesse, Dokumentation und Archivierung müssen zur eingesetzten Lösung passen.
Risiken bei Fehlern
Schwachstellen in Format, Prozess oder Archivierung können zu Korrekturaufwand, Prüfungsfeststellungen und Problemen bei der steuerlichen Anerkennung führen.
Gesetzliche Grundlagen
Maßgeblich sind insbesondere § 14 UStG, § 14b UStG, die GoBD, die ERechV sowie die EU-Richtlinie 2014/55/EU.
TrustFakt
TrustFakt unterstützt mit einem digitalen Compliance Check sowie vorbereiteten Templates, SOPs und Leitfäden zur strukturierten Eigenumsetzung.
1. Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen. Bis Ende 2026 sind in vielen Fällen noch andere zulässige Rechnungsformen möglich; bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro kann sich diese Frist unter bestimmten Voraussetzungen bis Ende 2027 verlängern.
2. Welche Formate sind zulässig?
Eine steuerliche E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen werden. Das Bundesfinanzministerium nennt insbesondere XRechnung sowie ZUGFeRD als geeignete Formate. Ein einfaches PDF genügt dafür grundsätzlich nicht.
3. Was bedeutet EN 16931?
EN 16931 ist die europäische Normenreihe für die elektronische Rechnungsstellung. Sie sorgt dafür, dass Rechnungsdaten standardisiert aufgebaut und technisch automatisiert verarbeitet werden können. Damit ist sie eine wesentliche Grundlage für moderne E-Rechnungsformate.
4. Welche rechtlichen Grundlagen sind relevant?
In Deutschland sind vor allem § 14 UStG und § 14b UStG relevant. Hinzu kommen die GoBD für Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit elektronischer Unterlagen. Für öffentliche Auftraggeber des Bundes gilt zusätzlich die E-Rechnungsverordnung (ERechV). Auf europäischer Ebene ist die Richtlinie 2014/55/EU zentral.
5. Welche Aufbewahrungspflichten gelten?
Rechnungen sind steuerlich grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Bei E-Rechnungen muss insbesondere der strukturierte Originalteil unverändert erhalten bleiben. Daneben sind die Anforderungen der GoBD zu beachten, etwa an Nachvollziehbarkeit, Ordnungsmäßigkeit und prüfungssichere Ablage.
6. Welche Risiken bestehen bei mangelhafter Umsetzung?
Fehlerhafte Formate, unklare Prozesse oder unzureichende Archivierung können zu erheblichem Korrekturaufwand führen. Zusätzlich steigt das Risiko von Beanstandungen in steuerlichen Prüfungen und von Problemen bei der formellen Anerkennung von Rechnungen.
7. Gilt die ERechV für jedes Unternehmen?
Nein. Die ERechV ist vor allem für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes relevant. Im klassischen B2B-Bereich sind primär die umsatzsteuerlichen Vorgaben des UStG maßgeblich.
8. Wie unterstützt TrustFakt?
TrustFakt bietet mit dem E-Rechnungs Compliance Check eine strukturierte Ersteinschätzung Ihres aktuellen Stands. Ergänzend helfen vorbereitete Templates, SOPs und Leitfäden dabei, erkannte Lücken intern geordnet aufzuarbeiten. Eine individuelle Rechts- oder Steuerberatung ist nicht Bestandteil des Angebots.
Quellen
Maßgeblich sind insbesondere die Veröffentlichungen des Bundesministeriums der Finanzen, die gesetzlichen Regelungen auf Gesetze im Internet sowie die einschlägigen EU-Grundlagen.
BMF – FAQ zur E-Rechnung
§ 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen
§ 147 AO – Aufbewahrungspflichten
ERechV – Elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes
EU-Richtlinie 2014/55/EU
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